Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat penerima di email. Seringkali, mereka melihatnya sebelum membuka email itu sendiri, karena bergantung pada klien email, subjek dan penerima muncul sebelum keseluruhan pesan.
Subjek harus memberikan informasi yang cukup tentang email sehingga penerima mengetahuinya sebelum membukanya. Subjek seperti "Review" atau "Document" sangat kabur dan tidak terlalu membantu. Namun, subjek seperti "Tinjau Dokumen Persyaratan" lebih spesifik dan memberikan informasi lebih lanjut tentang email kepada penerima.
1. Sapa penerima dengan tepat
Mulailah email Anda dengan salam - jangan langsung membahasnya. Ada beberapa kesempatan di mana Anda dapat dengan mudah membalas email dengan balasan cepat, tetapi dalam banyak kasus, lebih baik menyapa.
Bagaimana sebaiknya Anda menggunakan salam di email? Sekarang, email ini formal tetapi tidak seformal surat bisnis. Menggunakan "Dear John" terlalu formal. Sesuatu seperti "Hai," atau "Halo," atau "Hai John," biasanya dapat diterima. Ini perlu disesuaikan jika ada lebih dari satu penerima. Saya cenderung memasukkan kedua nama jika ada dua orang, atau kata "semua" jika ada lebih dari dua. Misalnya, "Hai John, Peter", jika itu dua John dan Peter, atau "Hai semuanya," jika itu untuk John, Peter, dan semua orang.
2. Buatlah tetap singkat dan perlu
Di dunia komputer dan teknologi ini, sangat menggoda untuk mengubah email menjadi esai dan menulis apa pun yang ada untuk penerima Anda. Saya tidak yakin apakah Anda pernah menerima email yang panjang sebelumnya, tetapi jika demikian, bagaimana perasaan Anda? Apakah Anda merasa tertarik untuk membacanya, atau Anda sekarat dan membuatnya tampak seperti banyak pekerjaan? Saya tahu bagaimana perasaan saya ketika saya menerima email yang panjang - itu bukan hal yang baik.
Dalam beberapa kasus, memilih metode komunikasi yang tepat mungkin berarti Anda bahkan tidak perlu menulis email. Namun, jika Anda melakukannya, salah satu hal tersulit yang harus dilakukan saat mempelajari cara menulis email bisnis adalah membuatnya tetap pendek dan ringkas. Anda harus bisa menyampaikan maksud Anda secara efektif, tanpa terlalu banyak detail atau informasi yang tidak perlu.
Ini membutuhkan latihan dan pengalaman, tetapi cobalah untuk menganggap diri Anda sebagai penerima saat membaca email. Kiat yang akan saya sebutkan nanti adalah tentang meninjau email - saat meninjau, Anda dapat melihat apakah panjangnya bagus.
3. Masukkan Poin Utama Anda di Kalimat Pembukaan
Selain berusaha agar email Anda tetap singkat dan langsung pada intinya, ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membantu penerima dan mendapatkan umpan balik mereka. Anda bisa meletakkan poin utama email di kalimat pembuka. Ini bisa berupa permintaan (seperti "Saya ingin persetujuan Anda untuk tindakan berikut" atau "Bisakah kita bertemu untuk membahas rencana karyawan baru?") Atau bahkan hanya beberapa informasi (seperti "Temukan detail di bawah tentang pemadaman server di akhir minggu").
Ini akan membantu penerima membaca email dan meningkatkan cara penggunaannya. Rincian lebih lanjut dalam email dapat diberikan di bawah, untuk mendukung poin ini.
4. Waspadai Pengetahuan Penerima
Bagian besar dari cara menulis email bisnis di industri TI adalah perbedaan pengetahuan antar karyawan. Jelas ada banyak informasi teknis tentang berbagai bidang TI - dan tidak semua orang tahu apa artinya semua itu. Ini adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan saat menulis email ke pengguna lain.
Mungkin tidak masalah saat menulis di tim Anda sendiri atau saat Anda tahu orang tersebut mengetahui subjek email. Namun, saat menulis kepada orang lain, penting untuk mengetahui pengetahuan penerima. Pengetahuan ini bisa dalam dua bidang - pengetahuan teknologi, dan pengetahuan tentang konteks bisnis.
Pengetahuan tentang teknologi melibatkan semua hal TI yang kita ketahui dan sukai - server, jaringan, pemrograman, database, konfigurasi - semua itu. Hal-hal ini cenderung dipahami oleh orang IT lain, tetapi tidak selalu. Hanya karena seseorang tahu tentang bagaimana switch dan router diatur untuk jaringan, tidak berarti mereka tahu tentang konfigurasi database. Anda mungkin perlu menjelaskan poin email Anda kepada mereka dalam istilah non-teknis.
Pengetahuan tentang konteks bisnis melibatkan sistem perangkat lunak, proses bisnis, dan kerja tim yang tidak relevan dengan bagian teknis email Anda. Penerima mungkin mengerti mengapa Anda ingin mengubah konfigurasi di server Anda untuk menerima aplikasi baru, tetapi mereka mungkin tidak tahu apa aplikasi itu atau mengapa itu perlu diterima. Ini hanyalah contoh di mana menjelaskan masalah atau permintaan dalam konteks dapat membantu penerima.
5. Jangan Gunakan Teks Semua Huruf Besar
Menggunakan huruf besar semua dalam email membuat Anda TAMPAK SEPERTI ANDA BERTERIAK. Tentu, Anda mungkin telah mengaktifkannya secara tidak sengaja, tetapi pastikan Anda meninjau emailnya.